Informativa per i clienti e potenziali clienti

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art 13 del Regolamento (UE) 2016/679

Soggetti interessati: clienti e potenziali clienti

In conformità con i requisiti imposti dal Regolamento Generale in materia di protezione dei dati personali il Titolare del trattamento fornisce all’interessato le seguenti informazioni in relazione ai trattamenti di dati personali effettuati.

Titolare del trattamento

I Suoi dati personali saranno trattati da Graphiland Italia S.r.l. P.Iva 1889500359 con sede legale in Via della Costituzione 31, 44124 Reggio Emilia (RE) Titolare del trattamento (di seguito anche il “Titolare”) nel pieno rispetto delle disposizioni dettate: dal Regolamento UE 2016/679 (di seguito “GDRP”), dal D.lgs. N. 196/2003, come da ultimo modificato dal D.lgs. N. 101/2018 (“Codice Privacy”) e dai provvedimenti dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (di seguito congiuntamente la “Normativa Privacy”); tale trattamento sarà altresì improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

Il Titolare del trattamento può essere contattato inoltrando una e-mail all’indirizzo [email protected] oppure inoltrando una comunicazione a mezzo posta tradizionale all’indirizzo del Titolare, avendo cura di specificare il motivo della richiesta.

1. Natura e categoria dei dati trattati

Per il perseguimento delle finalità individuate nella sezione 2 (“Finalità del trattamento”), l’Azienda potrà trattare i Suoi Dati Personali tra cui: dati identificativi ed anagrafici (es. nome, cognome, luogo e data di nascita, domicilio, residenza) dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail, pec), dati fiscali (es. codice fiscale/P.IVA), coordinate bancarie, dati inerenti mansioni, ruoli, incarichi.

2. Finalità del trattamento

I Suoi dati personali, da Lei liberamente forniti, sono trattati nei limiti stabiliti dalla legge per le seguenti ragioni:

- gestione del suo rapporto contrattuale/precontrattuale;
- Assistenza-post-vendita;
- Storica fatturazione clienti;
- Rilevazione del grado di soddisfazione della clientela;
- adempimenti degli obblighi legali e fiscali, nonché preordinato ad un efficiente gestione dei rapporti finanziari e commerciali;

Il trattamento potrà essere inoltre finalizzato al perseguimento dell’interesse legittimo da parte del Titolare del trattamento ( es per l’esercizio e/o difesa di un diritto in sede giudiziaria, amministrativa o nelle procedure di arbitrato e conciliazione) e comunque l’adempimento di obblighi legali ai  quali è soggetto il Titolare, in particolare in materia civilistica, fiscale e contabile, nonché dare attuazione a disposizioni impartite dall’amministrazione finanziaria ovvero da autorità o da organi di vigilanza a ciò legittimanti dalla legge.

Il trattamento dei dati funzionali per l’espletamento di tali obblighi è necessario per una corretta gestione del rapporto ed il loro conferimento è obbligatorio per attuare le finalità sopra indicate.

Il Titolare rende noto, inoltre, che l’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, può causare l’impossibilità del Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso.

I Suoi dati personali potranno inoltre, previo consenso, essere usati per le finalità di:

- invio di comunicazioni commerciali su prodotti e/o servizi

Il conferimento dei dati da Lei forniti è facoltativo per le finalità sopraindicate ed un suo eventuale rifiuto al trattamento non compromette la prosecuzione del rapporto e la congruità del trattamento stesso.

3. Modalità di trattamento

I Suoi dati personali verranno trattati sia per mezzo di strumenti manuali (cartacei) che informatici (ovvero mediante il loro inserimento nel sistema informatico aziendale), in modo tale da garantire la loro sicurezza e riservatezza (specialmente in caso di utilizzo di tecniche di comunicazione a distanza con i soggetti esterni sopra indicati), anche mediante, quando possibile, l’utilizzo di tecniche di cifratura o anonimizzazione dei dati.

Il Titolare si impegna a trattare i suoi dati con mezzi idonei a ridurre il rischio di dispersione o violazione da parte di terzi non autorizzati.

4. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza

I Dati Personali saranno accessibili, nell’ambito delle rispettive funzioni, ai dipendenti e collaboratori del Titolare debitamente designati per lo svolgimento di specifici compiti e/o funzioni in qualità di autorizzati/incaricati, ai collaboratori esterni ed ai fornitori di servizi per il Titolare, designati come responsabili del trattamento, ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte, nella misura in cui ciò risulti strettamente necessario per il perseguimento delle finalità di cui alla sezione 2 della presente informativa.

I dati raccolti ed elaborati potranno, pertanto, essere comunicati esclusivamente per finalità sopra specificate a:

- Enti postali o altri spedizionieri per il recapito della corrispondenza

- Aziende di trasporto per la spedizione merci

- Istituti bancari/finanziari per la gestione di Incassi e Pagamenti;

- Consulenti aziendali, liberi professionisti, anche in associazione tra loro, che collaborano con il Titolare (es commercialisti, soggetti incaricati alla revisione del bilancio e consulenti amministrativi, fiscali e contrattuali)

- Compagnie assicurative

- Enti pubblici in adempimento degli obblighi normativi

L’elenco dei responsabili del trattamento designati dal Titolare è disponibile su richiesta dell’interessato

5. Periodo di conservazione dei dati

I Dati Personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti e sottoposto a Trattamento sulla base delle finalità esposte nel punto 2  (“Finalità del Trattamento”) della presente informativa. Come principio generale i Dati Personali verranno conservati per il periodo di tempo necessario per l’esecuzione del contratto.

Resta tuttavia inteso che, una volta che sia stato interrotto il rapporto contrattuale (o precontrattuale) e, con esso, le finalità del Trattamento, il Titolare sarà comunque obbligato e/o legittimato a conservare ulteriormente i Dati Personali, in tutto o in parte, per determinate finalità, come espressamente richiesto da specifiche previsioni di contratto o per gli adempimenti di legge, in particolare fiscale e tributaria, e per l’eventuale affermazione e/o difesa, anche in sede giudiziaria, dei diritti dell’Azienda (es, in caso di possibili contestazioni da parte dell’interessato rispetto al contratto sottoscritto dall’Azienda)

6. Processo decisionale automatizzato

Non è presente un processo decisionale automatizzato

7. Trasferimento dati personali verso paesi extra UE

 Dati Personali saranno trattati su server all’interno dell’Unione Europea, in relazione agli strumenti informatici utilizzati i Suoi dati personali potranno essere trasferiti in Paesi Extra-UE in particolare in caso di servizi che siano ubicati al di fuori del territorio dello Spazio Economico Europeo (SEE). In questi casi, qualora si renda necessario trasferire i dati verso un paese terzo sito al di fuori dello Spazio Economico Europeo, l’Azienda garantisce che tale trasferimento avverrà esclusivamente in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o di altre garanzie adeguate previste dalle Leggi in materia di protezione dei dati personali

8. Diritti dell’interessato

L’esercizio dei diritti indicati nella presente sezione non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito, salvo per richieste manifestamente infondate o eccessive, ai sensi dell’art. 12 (5) del GDPR.

In relazione ai trattamenti descritti nella presente informativa ed ai sensi del GDPR, l’Utente può esercitare i seguenti diritti:

- diritto di accesso ai propri dati personali ed a tutte le informazioni di cui all’art. 15 del GDPR,

- diritto di rettifica dei propri dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti,

- diritto di cancellazione dei propri dati, fatta eccezione per quelli contenuti in atti che devono essere obbligatoriamente conservati dalla Società e salvo che sussista un motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento;

- diritto alla limitazione del trattamento ove ricorra una delle ipotesi di cui all’art. 18 del GDPR.

- diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali, fermo quanto previsto con riguardo alla necessità ed obbligatorietà del trattamento ai fini dell’instaurazione del rapporto

- diritto di revocare il consenso eventualmente prestato per i trattamenti non obbligatori dei dati, senza con ciò pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

- L’Interessato ha inoltre diritto di avanzare un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) o all’Autorità Garante dello Stato dell’UE in cui l’Interessato risiede abitualmente o lavora, oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione, in relazione a un trattamento che consideri non conforme.

Per tutte queste richieste, può rivolgersi al Titolare inoltrando una comunicazione a mezzo posta tradizionale all’indirizzo Via della Costituzione 31, 42124 Reggio Emilia (RE) o tramite e-mail all’indirizzo [email protected]